Si una de las cosas que más necesitas es ahorrar tiempo en tu consultorio, editar información en tus emails es una buena manera de hacerlo, pues de este modo conseguirás aumentar tu productividad y optimizar las posibilidades de respuesta.
En busca del email correcto
Un estudio publicado por McKinsey and Company, una compañía neoyorquina dedicada a la consultoría, un empleado promedio utiliza cerca del 28 por ciento de su tiempo redactando y enviando correos electrónicos. De acuerdo con este reporte, “menos de cinco oraciones puede resultar descortés, pero más de cinco es una pérdida de tiempo”.
Para que tus emails nunca tengan más de un párrafo, la firma estadounidense ofrece cuatro tips para aplicar esta técnica con éxito.
- Tu correo electrónico debe responder cinco preguntas básicas. Cuando redactes un email, éste debe ofrecer suficiente información como para responder a cinco preguntas básicas: ¿quién eres?, ¿qué quieres?, ¿por qué se lo pides a esa persona?, ¿por qué debería hacerlo?, ¿cuál es el siguiente paso?
- Omite los detalles excesivos para recibir una respuesta. Lee tu email la veces que sea necesario y quita la información irrelevante. La gente piensa que entre más información añada al correo, tendrá más posibilidades de recibir una respuesta, sin embargo, es un hecho que esto no obligará al receptor a responder rápidamente.”Los emails muy largos no se responden”, afirma el estudio.
- Redacta emails cortos para mantenerte concentrado. Si únicamente se enfocas en cinco oraciones estarás obligado a pensar de una manera más concisa, lo que te ayudará a ahorrar tiempo. No olvides que los correos cortos también permitirán que el receptor tome una decisión más rápida.
- Omite todo menos dar las gracias. “Cuando el receptor ha cumplido con lo que tú esperabas y no deseas de él otra cosa sino expresar tu agradecimiento, habrás conseguido la clave para ganarte la simpatía de los demás siendo más productivo”.
