Muchos administradores y colaboradores llegan a tenerle verdadero temor a las reuniones de trabajo. Sin previo aviso, estas actividades pueden convertirse en una verdadera pesadilla, haciendo perder a los negocios y consultorios tiempo valioso que podría estarse aprovechando en otras tareas. Por supuesto, este desenlace generalmente se debe a un error de gestión.
Como líder del consultorio, una de tus prioridades es que las muchas o pocas reuniones de trabajo que haya en tus instalaciones sean rápidas, efectivas y productivas. Para eso, hay cinco estrategias que puedes utilizar recurrentemente para mejorar los resultados.
Fija el objetivo o propósito de las reuniones de trabajo
- Puede parecer muy básico, pero si le estás pidiendo tiempo a tus colaboradores lejos de sus actividades regulares, debes de alcanzar una meta determinada. Necesitas dejar muy claro a todos los presentes qué se pretende alcanzar, para que todos estén perfectamente enfocados.
Invita únicamente a los agentes relevantes
- Especialmente si tu consultorio empieza a tener una plantilla de personal muy extensa, puedes cometer el error de convocar a colaboradores que no son necesarios. Analiza bien cuál es el propósito de cada una de las reuniones de trabajo y únicamente solicita a la gente indispensable. Cada persona que esté ahí sin razón es una persona que no produce nada para tu consultorio.
Prepara una agenda y planifica cómo se desarrollará la reunión
- Si no tienes una idea clara de qué sucederá cuando estés con tus colaboradores, no te molestes en convocarlos. Tener un camino predefinido y compartirlo con los invitados ayudará a todos a prepararse. Al mismo tiempo, evitará que surjan temas secundarios o irrelevantes.
Haz lo posible para obtener retroalimentación positiva
- Si en las reuniones de trabajo tus colaboradores creen que ya tienes una decisión tomada, no te será posible obtener sus comentarios. Muéstrate abierto a sus ideas, expresa claramente tu opinión en el asunto e invítalos a hacer lo mismo, mientras todo queda registrado por escrito, para no perder el hilo. Por otro lado, si tu intención no es abrir un asunto a discusión, mejor haz un anuncio.
Concluye la reunión con un documento resumen
- Necesitas un registro de ideas y conclusiones para asegurarte que todos hayan entendido lo mismo, puedas revisar si cumpliste el propósito de las reuniones de trabajo y tengas de dónde partir si se debe hacer un seguimiento. No olvides compartir el documento con todos los invitados.
