Una de las mejores formas de aumentar la eficiencia de toda tu práctica es crear un manual de operaciones. Si bien puedes pensar que los manuales de operaciones son solo para grandes corporaciones, incluso las prácticas médicas pequeñas se benefician del uso de un manual de operaciones.
Lo difícil de un manual de operaciones…
La perspectiva de desarrollar un manual de operaciones útil para una práctica médica puede ser abrumadora. Lo es mucho menos con una comprensión clara de los objetivos y algunas herramientas simples.
En la práctica, esta es la función de cualquier manual de operaciones
Un manual de operaciones es una referencia fácil.
Está ahí cuando:
• Un experto en la materia en particular, incluido el médico, no está en el consultorio.
• Es necesario implementar un cambio y es importante evitar consecuencias no deseadas.
• Apoyar y reforzar la formación del personal.
¿Cómo debe ser?
Debe estar ordenado y bien organizado. Debe ser exacto. Tiene que ser coherente internamente para cumplir con su obligación como autoridad definitiva sobre los estándares de la práctica.
Un manual de operaciones no pretende ser una gran literatura: las palabras simples y las oraciones cortas son más importantes que la prosa atractiva.
Entonces, ¿cómo se hace para crear un manual de operaciones de consultorio médico?
Tomar nota de las operaciones del día a día
Es posible que desees comenzar directamente a crear tu manual de operaciones, pero eso no se recomienda. Antes de comenzar a escribirlo, debes observar las operaciones diarias de tu práctica durante una o dos semanas.
Esto te dará una mejor idea de lo que debe cubrir su manual.
Presta especial atención a la tabla de contenido
Asegúrate de que esté detallado. Utiliza encabezados y subtítulos para facilitar la búsqueda de tareas específicas.
Crea descripciones de puestos
Aunque es posible que hayas retenido a tu personal durante años, la rotación es inevitable. Tener descripciones de trabajo elaboradas en el manual ayuda a facilitar la transición para los nuevos empleados. Además, ayuda a resolver conflictos entre empleados que se enfrentan a quién hace qué.
Utiliza expertos de oficina para crear ciertas secciones
Si algún empleado es especialmente experto en una tarea en particular, pídele a esa persona que escriba una explicación y los pasos para ello en el manual. No solo se explicará detalladamente dicha tarea, sino que esa persona defenderá la tarea, asegurándose de que todos los demás la realicen correctamente.
Sé conciso
Recuerda que un manual de operaciones no está destinado a ser una pieza excepcional de literatura. Solo tiene que ser útil y comprensible.
Operacionalizar situaciones comunes
Ciertas cosas no forman parte de tus operaciones, sin embargo, a veces ocurren. Por ejemplo, incluye una sección en su manual para tratar con pacientes frustrados.
Manténlo abierto a revisión
Finalmente, una clave de un manual de operaciones es que debe cambiar con los tiempos. Las tecnologías y los procedimientos cambian, así que asegúrate de volver al manual y actualizarlo al menos una vez cada seis meses.
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