Las operaciones de cualquier consultorio dependen de que los pacientes reciban una atención ejemplar y deseen conservar tus servicios, recomendarlos a amigos o familiares, incluso hacer visitas más regulares por otros padecimientos y revisiones. Por eso, es necesario que tengas un buen proceso para administrar las citas que atenderás a lo largo del día.
Una buena gestión de los pacientes debe intentar reducir el tiempo que le toma a la gente solicitar y fijar una reunión, prever qué hacer cuando alguien cancela una cita y definir un orden de acuerdo a la complejidad o urgencia de cada caso. ¿Tu consultorio tiene los elementos necesarios para ser lo más eficiente posible en cómo atiende a las personas?
Establece un sistema de confirmación
- Es frustrante para tu consultorio cuando un paciente cancela de último momento. Ya sea con software automatizado que envíe mensajes a los clientes o mediante llamadas telefónicas de tu personal, tú y el resto de tus pacientes saldrán beneficiados con esta práctica, independientemente de cuántas personas atiendas.
Asigna consultas a pacientes basándote en el mediodía
- Convierte el mediodía en tu eje si tu consultorio es pequeño. Cuando pidan turno en la mañana, asígnales el primer espacio disponible desde esta hora para abajo o viceversa para la tarde. De esta forma evitas que el ritmo de trabajo sea demasiado irregular y, si no se llena tu horario, puedes utilizar mejor el inicio y el final de la jornada para tareas internas. Procura también asignar las consultas más complejas o urgentes en la mañana, cuando se tienen más energías
Permite a los pacientes reservar su propio espacio
- En promedio, una llamada al consultorio para pedir una consulta puede tomar hasta ocho minutos del tiempo de tu personal administrativo. Mejor contrata un servicio tecnológico que le permita a tus clientes solicitar a través de internet una cita y que se registre automáticamente en tu calendario. No solo ahorrarás tiempo, esta es la mejor estrategia para reparar el daño de las cancelaciones si el flujo de personas en tu negocio no es muy grande.
Crea una lista de espera de pacientes
- Este tipo de sistemas pueden ayudarte significativamente a reducir el impacto de las cancelaciones cuando tu consultorio recibe a mucha gente. Con estos mecanismos, no solo tienes un respaldo constante de pacientes para mantener tus operaciones corriendo, muchos clientes agradecerán la oportunidad de tener una atención exprés cuando la necesiten.
