Aceptémoslo, vivimos en una época llena de cambios que afecta en gran medida los procesos de trabajo que veníamos desarrollando desde hace mucho tiempo. Y es aquí cuando muchas empresas (incluidos los consultorios y hospitales) deberían pensar seriamente en cambiarse a la era de la digitalización de documentos como la solución más viable para mejorar la gestión de lo procesos de trabajo.
Ventajas de la digitalización de documentos
¿Has pensado cuanto gastas al año en comprar cientos de carpetas para archivar tus documentos?, ¿cuánto en fotocopias?, o lo peor ¿cuánto tiempo pasan las personas gestionando la información de miles de papeles?
Si te sentiste identificado y piensas que tu clínica debería dar el siguiente paso a la era digital, te dejamos algunas ventajas que supondría la digitalización:
- La mayoría de los documentos tienen que ver con los datos de tus pacientes. Los historiales clínicos y demás datos personales son algo que debes resguardar con mucho cuidado. La digitalización te ayudará preservar la información de tus clientes de por vida almacenándola en la nube y siempre podrás acceder a ella y actualizarla de acuerdo a tus necesidades.
- Toda aquella documentación de tus pacientes estará más segura en formatos digitales, ya sea en dispositivos móviles o en computadoras de escritorio. Y lo mejor, es que podrás acceder a ella e el momento que la necesites, a través de cualquier dispositivo sin importar que no sea el tuyo.
- Podrás compartir tus documentos de forma rápida y segura usando servicios en línea como las redes sociales o correos electrónicos u otras herramientas de almacenaje como Dropbox o GoogleDrive.
- Otra ventaja de los documentos en línea es que éstos pueden ser modificados a otros formatos de acuerdo a tus necesidades. Algunos ejemplos son los formatos .doc o .pdf o txt.
- Al digitalizar tus documentos, los costos de envío de documentos y los problemas de seguridad disminuirán.
- Cuando trabajas con papel, éste puede desgastarse con rapidez. Con las imágenes digitales esto no ocurre ya que no pierden nitidez y tampoco se dañan.
- Si necesitas una copia en papel, los documentos digitales se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora.
- Un mismo documento digital puede ser consultado al mismo tiempo por muchas personas, sin importar en qué parte del mundo donde se encuentren.
- Con la implementación de la digitalización de documentos podrás ahorrar espacio al reemplazar muebles enteros de carpetas y archiveros. Puedes reutilizar esas zonas para crear nuevas áreas de trabajo y tu información estará respaldada en cd, dvd, disco duro o en la nube.
