Una de las partes menos glamorosas, pero más importantes, de los servicios en la industria del cuidado de la salud es la creación de los registros médicos. Esta documentación es fundamental para que tus colaboradores, pacientes y otros profesionales de la salud puedan realizar su trabajo de una forma más eficaz. Por lo anterior, es necesario que este proceso se realice de la forma más profesional posible.
Primero, debes asegurarte que todo tu personal entienda la importancia de construir buenos registros médicos. Dentro de tu consultorio, es fundamental que el historial clínico de los pacientes sea claro y esté actualizado para que cada colaborador pueda desempeñar su papel sin entorpecer el proceso. Además, provee un marco de referencia de las actividades en la compañía, algo invaluable si el paciente decide consultar a otro especialista o si surge algún incidente legal.
Aunque los registros médicos son fundamentales para la labor de salud, pocas organizaciones o instituciones han establecido parámetros sobre qué prácticas son suficientes, indispensables o innecesarias. Es preferible que tu consultorio establezca sus propios parámetros, con la guía de tu propia experiencia, la de asociaciones de las que formes parte o la de otros consultorios aliados.
Sin embargo, es indispensable que sigas algunas directrices comunes a todas las áreas y organizaciones. Procura que todas las entradas estén correctamente fechadas y sean fundamentalmente objetivas. También necesitas documentar cualquier incumplimiento (de tu personal o del paciente), resúmenes de toda comunicación oral con los clientes, las acciones realizadas y cualquier caso de consentimiento informado.
De igual forma, debes eliminar urgentemente algunos vicios que podrían hacer más compleja la interpretación de los registros médicos, como el uso de abreviaturas, la inclusión de comentarios personales, ofensivos o cómicos, utilizar términos ambiguos o llevar a cabo correcciones, alteraciones o supresiones de información con métodos difíciles de rastrear.
Otro aspecto fundamental de gestionar registros médicos es la confidencialidad y la protección de datos personales. En México, está establecido en la ley que no se puede recolectar ninguna información sensible sin haber proporcionado un Aviso de Privacidad a los pacientes, ni tampoco difundirla con terceros a menos que se cuente con el permiso explícito de la persona.
También es importante que empieces a prever sistemas que le permitan a los pacientes acceder a sus propios registros médicos. A partir de 2013 se ha sentado un precedente en la materia, por lo que podrías tener conflictos legales si no tienes estos mecanismos previstos.
