Con regularidad, la persona encargada de la recepción es quien funge como el rostro de tu clínica o consultorio, por lo tanto, suele ser el primer medio de contacto con los pacientes o futuros pacientes potenciales.
A veces las funciones de una recepcionista no sólo se limitan a recibir a los pacientes o gestionar la agenda del médico. Su labor puede ir más allá, al convertirse incluso en la mano derecha del profesional de la salud.
Por tal motivo, queremos compartir contigo algunos consejos de productividad que puedes transmitir al personal de recepción con el objetivo de ayudarlos a crecer y a pulir su labor.
- Pide a tu recepcionista que revise y actualice a diario tu agenda médica de acuerdo a los movimientos de horario y nuevas consultas.
- Tu recepcionista debe recordar a tus pacientes acudir a sus citas el día y hora programados. Debe solicitar su confirmación al menos uno o dos días antes, así como unas horas antes de la cita.
- Es preferible hacer este recordatorio a través de un correo electrónico y por medio de una llamada telefónica.
- Otra labor no menos importante, es hacer que el consultorio luzca limpio y ordenado. Para ello deberá coordinarse con el personal de limpieza para que el aseo se haga correctamente.
- Tu recepcionista debe hacerse responsable de organizar todas las cosas que hay en el consultorio como los revisteros, dulceros o la zona para niños, si el consultorio es pediátrico.
- Para un adecuado seguimiento de pendientes, es necesario que tu recepcionista se junte contigo por algunos minutos al empezar el día para asignar prioridades.
- Otra actividad importante de los recepcionistas es que deben llevar una agenda ordenada de otras actividades como el pago de la renta, reservación de viajes, trámites de seminarios o cursos, etc.
- Cuida que tu recepcionista no tenga una agenda distinta a la tuya, ya que esto dificultaría tu labor y el servicio a los pacientes.
- Tu recepcionista debe tener vocación de atención al paciente. Siempre debe mostrar interés para resolver sus dudas y mostrarse atenta a los comentarios negativos o positivos del consultorio.
- Y por último, tu recepcionista siempre debe vestir adecuadamente para transmitir a los pacientes seguridad, formalismo y profesionalismo.
